Målet med et helhetlig og strategisk kommunikasjonsarbeid er å skape gode rammebetingelser for både ledelse og ansatte til å kommunisere og handle riktig i forhold til de målene virksomheten ønsker å nå.

Mål og prosess

Det siste året har Vann- og avløpsetaten (VA-etaten) i Bergen kommune jobbet med å ferdigstille en strategisk kommunikasjonsplan for etaten. Å lage en god kommunikasjonsplan har vært en tidkrevende og omstendelig prosess, og har først og fremst handlet om å sette langsiktige og realistiske mål for hvordan en vil framstå. Hensikten med planen er å systematisere og målrette informasjon, bygge et positivt omdømme og bidra til et løft for intern kommunikasjon og holdningsskaping.

Kommunikasjonsplanen er delt i tre deler; første del tar for seg strategisk kommunikasjon, andre del handler om konkret informasjonsarbeid i etaten og tredje del er et «årshjul» med informasjonskampanjer og aktiviteter som skal pågå gjennom året. Del to og tre vil bli revidert hvert år. Del tre er en oversikt over alle kampanjer og aktiviteter knyttet til informasjon. Her har vi ført opp faste, årlige informasjonskampanjer, holdningsskapende kampanjer, rekrutteringsarbeid og alle andre aktiviteter som omfatter informasjon, både utad og innad i organisasjonen.

Alle ansatte kommuniserer

Et av de viktigste utgangspunktene for kommunikasjonsplanen er å påpeke at de ansatte til enhver tid er ambassadører for etaten, og dermed skape bevissthet rundt kommunikasjon og informasjonsformidling. Dette er et viktig virkemiddel for at den samlede kommunikasjonen blir så god som mulig. Det er summen av innsatsen til hver enkelt som skaper varige inntrykk av etaten, og derfor må hvert «møte» bli så positivt som mulig.

Vann- og avløpsetaten skal ta mål av seg å være en etat som signaliserer trygghet og tillit, og har et godt omdømme. Befolkningen skal stole på at etaten bringer: «Rent vann til folk og fjord» og at de får korrekt informasjon og god service når de henvender seg til etaten.

Målsetting for informasjonsarbeid

Vi tror at bevisstgjøring av kommunikasjon i alle ledd av organisasjonen gir godt omdømme og bedre resultater. Hovedutfordringen er å kommunisere at det ligger masse arbeid og kompetanse bak produksjon av rent vann, til folk og fjord. Utfordringen ligger hovedsakelig i å bli flinkere til å fortelle om dette arbeidet og vise frem teknologi og resultater. Tiltakene for slik synliggjøring kan være alt fra storstilte kampanjer til den enkeltes omtale av sitt arbeid i ulike sammenhenger.

Hvorfor er omdømmet viktig for en kommunal etat?

Selv om en som kommunal etat ikke befinner seg i samme konkurransesituasjon som private virksomheter, påvirker likevel omdømmet rammebetingelsene for virksomheten, bestemt av politiske organer både på lokalt og nasjonalt nivå. Rammebetingelsene og premissgivernes inntrykk av etaten gir «arbeidsro» til virksomheten. Videre påvirker omdømmet også kundenes opplevelse av virksomheten, og deres lojalitet i forhold til omtale og tiltro. Omdømmet en etat har, kan også virke inn på hvordan mediene vinkler en sak og hvor lett det er å få positiv eller negativ presseomtale. Dette henger igjen sammen med forholdet til samarbeidspartnere, intern lojalitet, motivasjon og effektivitet, som atter igjen påvirker muligheten for å rekruttere nyansatte.

Kommunikasjon er verktøyet for å bygge trygghet og tillit. Når innbyggere og omgivelser er i kontakt med etaten skal forventninger og behov bli møtt i forhold til tjenester, kundebehandling og aktiviteter. Vi ønsker et omdømme som en tillitsfull, kompetent, serviceinnstilt etat og bruker bevisstgjøring og strategisk kommunikasjon som virke midler for å nå målet.